miércoles, 17 de junio de 2009
como organizar correctamente su empresa
Como organizar correctamente su empresa
Una empresa mal estructurada es sinónimo de caos y falta de eficiencia. Evite que esto le suceda a su negocio. La mayoría de las empresas que no son rentables experimentan problemas serios en la forma cómo organizan el trabajo diario. Esto se puede observar en negocios donde los trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe que es lo que tiene que hacer.
Se entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Por ello, una buena organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas propuestas. Estos son algunos pasos para lograrlo:
1. Tener claro los objetivos. El primer paso para darle una estructura a su empresa es tener bien definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben se sencillas, entendibles y fáciles de memorizar. Una vez claros estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos.
2. Tener claros los recursos de la empresa. El segundo paso consiste en examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver cuantos necesita y cuales son sus capacidades y talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.
3. Haga una lista con las actividades a realizar. Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad. Por ejemplo, si se trata de una empresa de delivery, deberá apuntar las tareas necesarias para un buen servicio, como recepción de llamados, despacho de los productos, servicio post-venta, etc. Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera. Puede consultar a otros empresarios del rubro para ver cómo ha estructurado su negocio y tener una idea al respecto.
4. Divida estas actividades en unidades. Especifique en que consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la empresa.
5. Asigne cada actividad a la persona idónea. Elija a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tarea, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que no se apresure en hacerlo. Asegúrese de que sus empleados han comprendido perfectamente lo que se les pide y están de acuerdo.
6.- Elija al líder. En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo jefe, pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrá que pensarse en mandos intermedios.
7. Mantenga al día la organización de la empresa. Esté atento a los cambios. Con el tiempo, la actual organización de la empresa puede ser inadecuada por las condiciones internas o cambios externos. Renueve su empresa según sus necesidades. “Cómo organizar correctamente su empresa” v Según el tema ¿cómo se logran los objetivos de mejor manera? Para lograr alcanzar los objetivos hay que hacer que todos los que intervienen en la empresa conozcan bien cuál es la misión y visión de ésta. Si se conoce a donde quiere llegar la empresa, entonces los trabajadores cumplirán con sus funciones y el objetivo que se desea alcanzar se lograra con facilidad. v En el paso 3, ¿como organizaría la empresa si en lugar de ser de Delivery es una panadería? Ya establecidos los objetivo que se desea alcanzar y los recursos con los que se cuentan entonces se distribuyen las actividades que cada trabajador va a desempeñar de acuerdo a sus conocimientos y habilidades. En el caso de una panadería se necesita personas que sepan la preparación de la masa de pan, quienes van a moldear el pan de acuerdo a la clase, quienes van a llevar los moldes a los hornos, quien controlara el tiempo en que los moldes deben permanecer en los hornos, quienes van a retirar los panes de los hornos y quien va hacer el encargado de vender. v Explique ¿qué entiende por tener claros los objetivos? Ponga un ejemplo. Tener claros los objetivos significa saber a dónde se quiere llegar como organización, cuáles son las aspiraciones y metas, cuál es su visión y qué es lo que hará para alcanzarla. Una empresa que tiene claro sus objetivos es una empresa de éxito. Ejemplo: La empresa "MARY S.A"dedicada a la producción de polos. Tiene como objetivo confeccionar 700 polos por día y así al cabo de una semana lograr entregar a la empresa “XY” la cantidad de 4900 polos. Para lograrlo se agenciara de maquinas industriales, remalladoras, tela de buena calidad, hilos de todos los colores, y sobre todo del recurso humano, contratará 20 costureras especialistas en la confección de polos, unas dibujaran los modelos de polos a confeccionar, otras cortaran la tela de acuerdo al modelo, otras remallaran, otras coserán y darán los últimos acabados. Se les explica de qué modelos deben ser confeccionados los polos y cual va ser la técnica que se utilizara. Ya teniendo los recursos y dadas las funciones que cada quien realizara, la persona encargada de entregar los polos a la empresa se comunica con las costureras y les explica que necesitan hacer un buen trabajo y que este debe ser rápido porque sólo cuentan con 7 días para terminarlo. Las costureras comienzan su trabajo y así al cabo de los 7 días el objetivo se lograra.
Tags: diana bayona
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